仕事に役立てる！データ分析の前に初心者が知っておくべきこと

今の時代の「データ」とは何だろう？

IoT（モノのインターネット）やAI（人工知能）、ビッグデータを用いた技術革新、私たちを取り巻く仕事環境が日々変わっています。特に最近、「あちこちからデータが集まりつながる時代」と言われていますが、そもそもデータとは何でしょうか。

辞書で調べると、「事実や資料をさす言葉」と説明されています。また、「伝達、解釈または処理に適するように形式化され、再度情報として解釈できるもの」とも定義されています。ということは、活用できる状態になっていなければデータとは呼べない、ということになります。

国税調査のように国が示しているオフィシャルなものから、組織の部署ごとに管理している予算、自分しか知らない体重の推移など、データの種類や特性も様々です。

組織やビジネスで使用する場合、競合が持っていない独自データは、顧客にマッチした提案ができたり、他社にはできない戦略を検討できるため、大きな武器になります。

データはどこにあるの？

「うちにはデータがない」と思っている人、良く考えてみてください。

データは、事実を表したものです。利用履歴だとしても、アンケート結果だとしても、事実の蓄積で成り立っていることがほとんどです。

こう考えてみると、「ないはずがない」ですよね？

まとまって一つのところにないだけで、いろいろなところに散乱しているはずです。
個人のエクセル、基幹システム、紙など、バラバラに独自ルールで保存されている情報たちは、加工すれば立派なデータになります。

使うために加工は必須

データを使えるようにするには、統合や集計などの加工が必須です。
表記やルールがバラバラだと、データ同士をくっつけることができません。表のセル数が違ったり、記載場所が違ったりすると、安易にコピペで一つの表にする、ということもできませんよね。

データとして使えるようにするには、表記や入力ルールを統一する必要があります。加工はいちばん面倒な作業、と言われる理由はこのためです。

たとえば、A部署のデータとB部署のデータを１つにして集計するとします。果たして内容は同じでしょうか？

または、Cさん自作の請求書とDさん自作の請求書、フォーマットは同じで記入ルールは同じでしょうか。

2人のファイルを1つにまとめるだけで大変そうです。

このように、普段は気にしない表記ルールや文書記入のルールが揃っていないと、使用するための加工が必要になります。これは、意外と気にしていなかったことかもしれません。

分析を始める前にやるべきこと

データ分析でいちばん大切なことは、データをグラフにするなどの加工ではありません。一見関係ないと思われがちな、ゴールの設定です。

たとえば、あなたが所属する組織の目標が「毎月で500万円の予算達成」だとしたら、これがゴールになります。

次に目的を設定します。

仮に、現状300万しか達成できていないとします。すると、理想と現実の間には、200万円の差があることになります。この差を解決するにはどうしたらいいのか、その施策を立てるための方法としてデータを分析する、というわけです。データ分析の結果を後ろ盾に施策を考える。誰かを説得する時、事実であるデータから導き出された結果を使用することは、とても強い盾となります。カンやひらめきに頼るより、ずっと心強く自信が持てる説得材料です。

そして、次に目的を設定します。

今回のケースでは、現実と理想の間にあるギャップ（200万円の差）を埋めるにはどうしたいいのか、ということになります。このように、目的がはっきりすれば、散乱していたり、膨大なデータの中から必要なデータが絞られてくるはずです。

効率よくデータ分析を行うためには、まず「思考が迷子にならない」手順を踏むことが大切です。

データ分析でわかることは2つ

そんな分析方法やスキルを使っても、データからわかることは大きくわけて2つです。

未来予測は、あらゆるビジネスの軸足となっている「分析の基本」といえるもので、在庫調整や需要予測など、幅広く使われています。

近年は、ここでAI（機械学習）が登場してくる場合がありますが、複雑な計算方法で途中経過が把握しにくく、ブラックボックス化して誰もその経緯を説明できない、なんてことも起こりうるので注意が必要です。

課題や目的が具体的に定義されていれば、AIでなくても必要なロジックを仮説として立てることができます。

データの活かし方

「データを揃えてグラフにして、ジッと見つめる。そこから答えが見つかるはず」

ゴールや目的を設定せずに、加工から始めてしまうと、このような袋小路に迷い込みます。データは答えをくれるのではなく、目的達成のための裏付け資料です。

データ分析を使用して、理想の姿（ゴール）にたどり着くための施策を考え、どう実行するか。毎日の仕事で情熱を注ぐのはこの部分です。