様々な業務がデジタル化される中、Excelを用いた見積管理を検討している方も多いのではないでしょうか。ただし、Excelでの見積管理にはメリットとデメリットがあるため、それらを考慮して導入を検討することが重要です。
この記事では、見積管理の基本から、Excelでの見積管理のメリットとデメリット、Excel以外の見積管理方法までまとめていますので、参考にしてください。
見積管理とは
「見積管理」とは、見積に関する管理を行う業務のことです。
見積管理の「業務内容」と「流れ」は企業によって異なりますが、目的は大きく分けて以下の3つに分けられます
正確な原価情報を見積に反映
見積管理の1つ目の目的は、商材の正確な原価情報を見積に反映させることです。
正しく原価を把握していない営業担当が見積を作成してしまう場合、「販売条件が古い」「原価割れしている」といった、誤った条件での見積が提示されてしまうリスクを抱えることになります。
適切な値段での見積もりを提示して利益を確保するには、正確な原価を元にした見積を提示しなければなりません。そのためにも、見積管理では商材の正確な原価を営業担当に共有し、見積に反映してもらうよう働きかける必要があります。
見積が早く承認されるフローを構築
見積管理の2つ目の目的は、見積が早く承認されるフローを構築することです。
営業担当が作成した見積の承認フローが、非効率なために遅くなっていることはないでしょうか。例えば、以下のような例です。
- 承認権を持つ上長の承認が複数存在する
- 承認権を持つ上長が不在もしくは多忙のときに、代わりに承認する担当者を決めていない
競合他社に遅れをとらないためには、見積は素早く提出されなければなりません。そのためにも、見積管理業務において見積の承認状況を把握し、スピーディーに見積もりが承認されるフローを築いていく必要があります。
過去の見積やノウハウを社内で共有
3つ目の見積管理の目的は、過去に受注した見積や見積ノウハウの社内での共有です。
見積は営業担当が個別で作成することが多いため、過去に受注した見積は共有されず、見積作成におけるノウハウはブラックボックス化しやすい傾向にあります。
営業担当が経験を積むことで、受注に結び付く見積が増えていきます。受注実績の多い担当者が作成した見積やノウハウを活かせば、営業部署全体で受注を増やし、効率良く利益を生み出せます。
より多くの商品・サービスを売るためにも、見積管理では受注につながった見積やノウハウを共有する業務を担うことが求められるのです。
見積管理をExcelで行うメリット
前述したような見積管理業務をExcelで行うメリットは、主に以下2つが挙げられます。
費用がかからない
1つ目のメリットは、新しくツールを導入する費用がかからないことです。
Excelは既存の業務で使用するPCに入っていることが多く、その場合、新たに購入する必要はないでしょう。また、作成した見積をExcelでPDF化してデータ送付することで、紙での見積提出に比べてコストを抑えることができます。
紙媒体や専用の見積管理システムでは、以下のような複数のコストが発生します。
| 紙媒体 | 紙のコスト、印刷コスト、保管場所のコスト、郵便コストなど |
|---|---|
| 見積管理システム | 導入コスト、システム運用の知識を教育するコスト、登録情報の変更やライセンスアップデート作業などのメンテナンスコストなど |
Excelでの見積管理は、コストパフォーマンスの高い方法といえるでしょう。
導入のハードルが低い
2つ目のメリットは、見積管理専用のシステムと比較して、導入のハードルが低いことです。
見積管理専用のシステムの導入には、以下のような課題を解決する必要があります。
- どの製品を選ぶのか、あるいはオーダーで構築するのか検討する必要がある
- システム導入後の操作方法を学ぶ必要がある
- 導入後のライセンス管理や運用方法について検討する必要がある
既存の業務でExcelを使用していれば、Excelでの見積管理に抵抗感を覚えることは少ないでしょう。Excelでの見積管理は、Excelを使い慣れている方にとっては導入のハードルが低い方法なのです。
見積管理をExcelで行うデメリット
Excelでの見積管理には、「費用がかからない」「導入のハードルが低い」というメリットがありましたが、以下のようなデメリットもあります。
管理が煩雑になる
1つ目のデメリットは、見積管理業務が煩雑になるおそれがあることです。
見積管理をExcelで行う場合、承認状況や受注状況を把握するために営業担当が作成した見積の一覧を作成することがあります。営業ごとに見積のフォーマットが違うと、一覧に転記する際にどこに何の項目が記載してあるか分かりづらく、作業を誤る可能性があります。
また、個人のPCで作業をし、作成した見積一覧を共有フォルダやサーバーにアップする方法を取ることがあります。その場合、見積一覧のアップを忘れたり、最終データを取り間違えたり、誤って上書きしたりするなどのリスクが出て、作業が煩雑になってしまいます。
思わぬミスが起こりやすい
2つ目のデメリットは、思わぬミスが起こりやすく、見積業務に関する情報が正しく共有されなくなります。
たとえば、Excelで受注につながった見積データを共有する一覧を作成する場合、営業担当が作成した見積のデータをコピーして手作業で転記する方法では、データの入力漏れや誤りが発生する可能性があります。
元となる見積データを自動参照する関数を活用すれば、手入力によって起こり得るミスを回避できる可能性はありますが、関数の操作を誤れば、正しくデータが反映されなくなることも考えられます。
複数人での作業が難しい
3つ目のデメリットは、複数人での作業が難しいことです。
見積管理をしているExcelを共有化してサーバーに上げれば、複数の営業担当が正確な原価の確認や承認の進捗状況の報告、受注につながった見積データの転記などの作業をすることも可能です。
ただし、ファイル共有ができても、同時に更新が出来ないなど複数人での同時作業に向いていないという欠点もあります。
見積管理業務を改善するならCELF
前述した通り、Excelでの見積管理には、メリットとデメリットがあり、現場によってはデメリットの方が多くなる可能性もあります。
そのような場合に、Excelの代替として検討できるのが、Excelと同じような画面で業務アプリの作成ができる「CELF（セルフ）」です。
CELFは、Excelと同じ操作感で、見積管理を始めとした日々の業務を効率化させるためのアプリを作れるサービスです。プログラミング不要で業務アプリの作成ができるため、今までExcelを使っていた方であれば、比較的導入のハードルが低く見積管理のアプリを作成することができます。
CELFには見積管理のサンプルアプリがあるため、アプリ作成が初めてでもこのサンプルを参考にして、見積管理アプリの作成ができます。
なお、CELFでの見積管理アプリには以下の様な特徴があります。
- 見積書フォーマットと見積条件が一元管理できる
- 作成した見積の承認がアプリ内で完結される
- クライアントに提示した見積データを一元管理できる
※動画でのご紹介もございますので、ぜひご覧ください。
参考：【CELF業務アプリのデモ.2】見積管理
Excelでの見積管理を検討されている方は、上で説明したメリットとデメリットを参考にしていただき、導入するかを決めると良いでしょう。
見積管理の業務効率化を早期に実現したいのであれば、CELFの活用がおすすめです。
30日間の無料トライアルもございますので、見積管理の業務効率化でお悩みの方はお問い合わせください。
