RPAツールの導入で失敗する原因は？費用対効果をチェック！

RPAを導入したけれど、うまく活かせていない。乗り換えを考えている。という声をよく聞きます。でもちょっと待ってください。RPAに任せたいと思っている業務は、果たして自動化が適切でしょうか。業務を作業レベルに分解して考えてみましょう。

RPAに任せる予定の業務を見直してみる

RPAが得意とするのは、

• 手順が決まっていること
• 毎日繰り返し行うこと

この2つ。

そうです、とっても単純な仕事が最適なのです。RPAはロボットですから、指示されたことしかできません。そのため、「RPAに覚えさせる動作の指示が正確であること」が重要になってきます。

まずはRPAに任せる作業範囲をチェック

具体例として、店舗からの売上管理と報告業務を例にみてみましょう。

集計担当者には、各店舗からメール添付で毎日の売上報告が届きます。担当者は全部の店舗分を集計し、報告用エクセルに転記、全社売上報告書を完成させて経営者にメールして作業は終了です。この業務、どの部分をRPAに任せることができるでしょうか。

RPAに任せられるのは「作業2」と「作業3」です。

作業1には、添付ファイルのチェックがあります。たとえば、「ファイルに記載されている値が他の資料の数字と合致しない」など、人の記憶を元に判断する場合、RPAでは対応できません。RPAも、ルールに沿ったチェックをすることはできますが、考え込むような判断で作業の変更が伴う場合は、人が行わなければなりません。

作業2と3は、作業に人が考える要素がなく、決められた場所をコピーして決められた場所にペーストするという定量作業で完結できるため、RPAに任せることが出来そうです。

このように、RPAは「自分の仕事」に対して厳格です。業務を理解した人がRPAを作成すれば整理が早く、できあがったものの仕様も間違うことはありません。

この作業はどんなRPAツールが向いている？

この業務を分解すると

• メールの受送信
• コピー＆ペースト
• ファイルを開く動作

この3つを行っていることがわかります。

現場の個別業務であること、作業量もさほど多くない。この条件も踏まえると、デスクトップ型RPAツールが該当してきます。デスクトップ型RPAは1台ごとにインストールするので、現場主導で運用を行っていく今回のケースにはピッタリです。

費用対効果の考え方

自社にピッタリなツールを選んだはずなのになぜか費用対効果が出せない、この悩みを抱えるケースは意外と多いようです。

RPAの作成と変更はどの部署がやるのか
費用対効果の出し方

RPAの導入は、非効率業務の改善や人手不足・人件費のカットが目的です。RPA導入によって、どれだけコスト改善できるかを計算してみましょう。

たとえば、年収600万円の人材が行う作業をRPAで月に10時間削減した場合、年間約40万円のコストカットとなります。

これはあくまでも1つの作業または1つの業務での金額です。

繰り返しになりますが、RPAの得意分野は定量作業と繰り返しが必要な作業。1人の人材の業務の中でも、小さな範囲を代行させているにすぎません。ということは、費用対効果を出すためには、自動化できそうな業務はどんどんロボに任せる必要があります。

これらを押さえておかないと「人を雇った方がコストダウンになった」という結果になるかもしれません。また、作業自体は単純でも、RPAに向いていないものもあります。

PCの単純作業にロボは必須、という時代を迎えつつある昨今。RPAを上手に使って業務改善を行うなら、

• RPA導入に見合うだけの定量仕事があるか
• RPAでどこまでの自動化を目指すか

この2点を踏まえて、業務を作業に分解してから検討してみることをおすすめします！